POP 電子信箱設定

動機與問題

最近完成了碩士班的報到手續，並順利地開通了學校的電子信箱。
為了避免錯過了來自學校的重要郵件，也為了方便收信，我一如往常地打算設定轉寄功能，將學校信箱的郵件轉寄到我平常使用的信箱。
然而，在設定完成後，我發現轉寄功能並沒有正常運作，當學校信箱收到郵件時，總是會收到轉寄失敗的通知信（如圖一所示）。

圖一，轉寄失敗通知信。

解決方案

稍微做了一些功課後，我順利地解決了轉寄失敗的問題，在此紀錄方法與步驟，供未來的我以及其他遇到類似問題的人參考。

名詞定義

• 學校信箱：此處用於代稱「設定 POP 的信箱」，也就是會把收到的郵件同步到其他信箱的信箱，本文以成功大學 Google Workspace 帳號示範。
• 個人信箱：此處指「代收其他信箱郵件的信箱」。

學校信箱設定

POP

首先，先進入 Gmail 設定的「轉寄和 POP/IMAP」分頁，並依照圖二所示，依照自己的需求，選擇「POP 下載」的「對所有郵件啟用 POP 功能 (包含已經下載的郵件)」或「對現在起收到的郵件啟用 POP 功能」。
除此之外，「當郵件以 POP 存取後」同樣是根據自己需求擇一。

圖二，學校信箱 POP 設定

應用程式密碼

設定好 POP 後，接著便要處理應用程式存取權。
過去有一種作法，是通過允許「低安全性應用程式存取權」，從而完成 POP 設定。
然而，除了資訊安全的疑慮之外，Google 目前也已經停止支援了此項設定。
作為替代，我們可以使用「應用程式密碼」，在保證資訊安全的前提下，完成 POP 設定。

進入 Google 的帳號設定頁面，直接在頁面上方的搜尋欄位輸入「應用程式密碼」，並進入「應用程式密碼」分頁，如圖三所示。

圖三，搜尋並進入應用程式密碼頁面

接著，點選頁面中的「選取應用程式」下拉選單，選擇「其他 (自訂名稱)」，並在隨後出現的文字輸入欄位中輸入「POP」或其他你覺得適合的名稱，再點選「產生」按鈕，最終成果如圖四所示。

圖四，POP 應用程式密碼

複製圖四黃色框中的應用程式密碼後，我們便完成了學校信箱的所有設定！

個人信箱設定

改為登入個人信箱後，先進入 Gmail 設定的「帳號和匯入」分頁，找到「查看其他帳戶帳戶的郵件」設定，點選「新增郵件帳戶」，如圖五所示。

圖五，新增帳戶按鈕位置

在彈出的視窗中，按照指示依序輸入「學校信箱地址」，再選擇「從我的其他帳戶匯入電子郵件 (POP3)」。
第三步是學校信箱的電子郵件設定，各選項應輸入的資訊如下：

• 使用者名稱
  • 輸入「學校信箱的地址」。
• 密碼
  • 輸入圖四中的「應用程式密碼」。
• POP 伺服器
  • 請輸入你的所屬單位指定的 POP 伺服器。
  • 若你也和我一樣，要設定的是 Google Workspace 帳戶，請輸入「pop.gmail.com」。
• 通訊埠
  • 與 POP 伺服器類似，請輸入你的單位指定的通訊埠。
  • 若為 Google Workspace 帳戶，請輸入「995」。

其餘設定可依照個人需求自行勾選，最後成果如圖六所示。

圖六，新增帳戶

以上便完成了個人信箱的所有設定。
現在，我們可以透過個人信箱收到學校信箱的郵件了！

注意事項

相較於轉寄，POP 收到郵件的延遲較久（取決於自動檢查郵件的週期），若有即時收取郵件的需求，需自行斟酌使用 POP，或是需要自行點選「立即檢查郵件」按鈕。
「立即檢查郵件」按鈕位於個人信箱 Gmail 設定的「帳號和匯入」分頁，「查看其他帳戶帳戶的郵件」設定中，如圖七所示。

圖七，立即檢查郵件按鈕